Találkozás – Levelezés
Nem beszélgetés, nem telefonálás, de mégis társadalmi érintkezés. A technika fejlődésével a levélváltás egyre gyakoribb lett.
A levelezési tanácsokat tartalmi és formai tanácsokra bontjuk.
Leveleink tartalma olyan legyen, hogy felkeltse a címzett érdeklődését. Az öncélú, saját magunk szórakozására írt levelet tartsuk meg magunknak.
Ne közöljünk pletykát, és olyan történeteket, amelyek hitelességéről magunk sem vagyunk meggyőződve. Óvakodjunk attól, hogy bárkiről is sértőt írjunk. Ez nem fér össze az egyenes jellemmel, és az is lehet, hogy valamilyen úton annak a kezébe kerül, akiről rosszat irtunk.
Felindult, haragos állapotban ne írjunk levelet, mert utólag megbánhatjuk. Ha megírtuk a levelet, ne küldjük el azonnal, aludjunk rá egyet.
A levelet különben is el kell olvasni elküldés előtt, hátha olyan hibákat vétettünk, amiket szégyellnénk. A helyesírásra nagyon kell ügyelnünk, mert az nagyon kiábrándító, ha valaki tele hibával ír levelet. Ajánlatos, hogy levelünkben valamilyen logikai sorrendet kövessünk. A válogatás nélkül egymás után dobált mondatok ugyanis rendszertelen gondolkodásra utalnak.
Vannak, akik levelüket – nyílván rágalmazó, gyalázó tartalma miatt – nem merik aláírni. Művelt ember nem foglalkozik ilyen levéllel.
Néhány tanács a levél formai jegyeivel kapcsolatban:
Magántermészetű levelet lehetőleg kézzel írjunk. Ezzel is fejezzük ki meghittebb a kapcsolat a címzett és közöttünk. Ha valamilyen ok gépírásra késztet, fejezzük be saját kezű üdvözléssel.
Az aláírás mindig sajátkezű legyen. Szerencsekívánatokat, részvétleveleket, meghívókat is mindig kézzel írjuk.
Gyakran olvasható visszatérő fordulat: “Bocsáss meg a csúnya írásomért, de nagyon sietek…”
A csúnya külalakért ez a magyarázat kevés. Üljünk le nyugodtan és pár perc alatt átgondolva, írjuk meg a levelet. Ha nagyon fontos levelet írunk akár még piszkozatot is készíthetünk.
Törekedjünk az egyforma hosszú sorokra, egyenlő távolságra legyenek a sorok, vízszintesen fussanak, és ami fő olvashatóak legyenek. Hagyjunk néhány centi margót mindkét oldalon.
A levélpapír anyaga az alkalomnak megfelelően változhat. Nyilvánvaló, hogy más papírra írja az ember a szerelmes levelet, mint az üzleti levelet.
Az illemnek a borítékkal kapcsolatban nincs különleges követelménye. Csupán annyi, hogy legyen tiszta, és gyűretlen. A levelet úgy helyezzük el benne, hogy az összehajtás a boríték alján legyen, ez azért is praktikus, mert van, ahol késsel bontják a borítékot, és ott elvághatják a levelünket. A hivatalos leveleket előbb a papír hosszában, majd ezt félbe hajtjuk.
A borítékot mindig gondosan címezzük meg. Ne hagyjuk le a doktor, professzor, igazgató stb. címeket, írjuk pontosan a lakóhelyet, az utcát és a házszámot. Ne okozzunk pontatlan címzéssel a postásnak többletmunkát. A bélyeget ne ragasszuk ferdén, vagy a fejetetejére állítva. A bélyeg helye a jobb felső sarokban van.
A bal felső sarokban pedig a feladó adatai szerepelnek. Ezt azért fontos felírnunk, mert ha nem találják a címzettet, akkor vissza tudják juttatni a feladónak a levelet.
Ne feledkezzünk el a levél pontos keltezéséről, a megszólításról és az ízléses, udvarias levélzárásról.
A megszólítást régen a levélpapír közepére írták. Manapság egyre nagyobb divat a papír balszélén megszólítani. A megszólítás minden szavát nagy kezdőbetűvel írjuk.
Megszólítási formulák:
- Kedves Kovács Úr!- Tisztelt Igazgató Úr!- Igen Tisztelt Uram!- Édes Fiam! – Drága Szüleim és Testvérem!
A levél lezárásának néhány lehetséges módja:
- Tisztelettel….
- Baráti üdvözlettel ….
- Szívességüket előre is megköszönöm….
- Őszinte híve …..
Mondanivalónkat nem mindig zárt levélben közöljük. Egyes esetekben elegendő lehet a levelezőlap, vagy a képeslap is.
Természetesen a levelezés ezen formájánál is fontos a megszólítás, a befejezés és a kellemes külalak.
A levelezőlapra, képeslapra semmi olyat ne írjunk, ami bizalmas, hiszen bárki elolvashatja. Tehát olyat írjunk, ami senki előtt nem titok.
A képeslapok funkciója még szűkebb. Ezeket csak üdvözlésre használjuk. Kirándulásról, üdülőből, táborból általában képeslapot küldünk ismerőseinknek, barátainknak, rokonainknak. Az év családi és fontos ünnepei is alkalmak az egymás üdvözlésére. A legszebb alkalom a karácsony. Ez a család, a barátság, a szeretet ünnepe. Illő hát köszönteni mindenkit, aki iránt szeretetet, barátságot érzünk. Üdvözölni valakit annyit tesz, jelen lenni az ünneplésén.
Némely országban (pl. USA) ezt azzal is kifejezik, hogy kiteszik a lapokat a lakásba, hogy mindenki lássa milyen nagy a család, és milyen sokan kedvelik a koszöntötteket.
Szólni kell arról a jelenségről, ami napjainkban talán már nem annyira jellemző, mégpedig a más levelének az elolvasása. A szülőnek sem illik elolvasni gyermeke levelét. Az illemszabályok egyértelműen elítélik ezt a cselekedetet. Ez nem csak udvariatlanság és neveletlenség kérdése, hanem a törvény szigora is fellép ellene.
Értesítés családi eseményekről:
Az esküvő, gyermekszületés, haláleset alkalmával szokás a rokonokat, közeli barátokat értesíteni.
Az esküvői meghívó egyben maga az értesítés. Ezt az örömszülők, vagy a házasulandó felek szokták küldeni. Ha a címzett nem tud elmenni az örömteli eseményre, akkor illik levélben, vagy táviratban köszönteni a fiatal párt.
Ha gyerek születéséről küldünk értesítést, lehetőleg ne törekedjünk ízléstelen eredetiségre. Ne üzenjük például, hogy “Bocika született”, vagy azt hogy “Hurrá! Fiú!”. Legyen az értesítés komoly és közölje a kis jövevény nevét és születésének néhány adatát. Erre éppen úgy illik válaszolni, mint az esküvői meghívásra. A válasz legyen egyben szerencsekívánás. Halálesetről táviratban, vagy gyászjelentésben tudassuk a rokonságot, az elhalt barátait, ismerőseit, kollégáit. A gyászjelentésre írásban, vagy szóban válaszolhatunk.